Webprojekt

Als Webprojekt bezeichnet man oft ein Vorhaben, das zum Ziel hat, eine neue Internetpräsenz für ein Unternehmen oder eine andere Organisation zu realisieren. Als Webprojekt benennt man aber auch Umsetzungen von Geschäftsmodellen, die sich auf Internettechnologien stützen. Charakteristisch für ein Projekt ist eine vorab definierte Zielstellung, ein Konsens darüber, was Teil des Projekts ist und was nicht sowie die Gruppe der Beteiligten.

Grundsätzlich gestaltet sich ein Webprojekt wie jedes andere Projekt. Speziell ist bei einem Webprojekt die Branche und damit sicher auch die Eingrenzung oder Fokussierung der Beteiligten auf eine Gruppe, die Vorerfahrungen aus den Bereichen Informationstechnologie, Marketing und Medien einbringt.

Thematisch lassen sich die Webprojekte als Untergruppe von IT-Projekten sehen.

Organisation von Projekten

Projekte können sehr formell oder eher informell organisiert werden. Je größer und umfassender das Projekt ist, desto wahrscheinlicher ist, dass eine formelle Organisation der Aufgabenstellung angemessener ist. Grund dafür ist die Notwendigkeit zur Arbeitsteilung. Vielfältige Arbeitsschritte und Zuständigkeiten müssen koordiniert und zugewiesen werden.

In vielen Fällen wird das Projekt von mehreren Beteiligten, der Projektgruppe, umgesetzt. Im Regelfall ist diesen Beteiligten bewusst, dass sie Teil der Projektgruppe sind. Idealerweise sind den Mitglieder der Projektgruppe die allgemeine Aufgabenstellung und das Ziel deutlich. Zudem ist es wünschenswert, dass das einzelne Teammitglied sich der eigenen Rolle bewusst ist, also seine individuelle Aufgabenstellung und Verantwortung kennt.

Auch für die Arbeitsteilung zwischen Kunde und Webagentur beziehungsweise Freelancer entwickeln sich Kommunikations- und Organisationsstrukturen, die typisch für die Projektarbeit sind.

Projektmitglieder

Im Regelfall sind viele Akteure in die Realisierung eines Webprojekts eingebunden. Diese arbeiten dann in Teams zusammen.

Daneben gibt es Personen, Institutionen oder Organisationen, deren Einfluss auf das Projekt gewünscht oder gefordert ist, ohne dass sie zur Realisierung beitragen. Gelegentlich wird man in solchen Projekten Beteiligte finden, deren Wünsche und Bedürfnisse aus den verschiedensten berücksichtigt werden müssen.

Die Gruppe dieser Akteure und beeinflussenden Beteiligten wird im Projektmanagement oft Stakeholder genannt. Zudem müssen externe oder informelle Einflussfaktoren berücksichtigt werden. Ein typisches Beispiel dafür ist HIPPO (Highest Paid Persons Opinion), also die Meinung des Chefs oder eines Abteilungsleiters, die man als Projektgruppe aus betriebspolitischen Gründen nicht ignorieren kann.

Wie eine Gruppe organisiert und geführt wird, ist unterschiedlich. Die passende Organisations- und Führungsform sollte sich am Charakter des Projekts sowie am globalen Ziel orientieren. Aber auch die Eigenschaften der Projektmitglieder und der Stakeholder sollten Beachtung finden.

Theorien und Modelle

Da Projektarbeit einen großen Teil des Arbeitsalltags ausmacht, wurde das Thema stark beforscht. Schließlich sollen Projekte möglichst effizient und effektiv funktionieren. In der pragmatischen Managementliteratur, aber auch in anderen Wissenschaftsdisziplinen wie der Arbeits- und Organisationspsychologie gibt es unzählige Modelle und Theorien dazu, ohne dass sich behaupten ließe, dass einen idealer Weg gefunden worden wäre.

Um die Arbeit in Projekten zu optimieren, haben sich einige formalisierte Modelle zur Organisation und Qualitätskontrolle herauskristallisiert:

Klassisches Projektmanagement kennt klar definierte und vereinbarte Phasen und Ziele. Das Vorgehen ist typischerweise deduktiv, strukturiert und dokumentiert.

Das Lean Projectmanagement hat das Ziel, alle Ressourcen möglichst effizient einzusetzen. Hier geht es um wissens- und erfahrungsbasierte Entscheidungen, kontinuierliche Verbesserung, aber auch einer Entwicklung zur Fähigkeit der Selbststeuerung.

Agiles Projektmanagement hat die vorrangigen Ziele, sehr schnell Ergebnisse zu produzieren, Änderungen aktiv herbeizuführen und iterativ vorzugehen, mit dem Ziel kontinuierlicher Verbesserungen. Dabei ist typischerweise der Bedarf an dauernder Kommunikation größer.

Alle drei Typen findet man in typischen Webprojekten, die sich wie alle Projekte in Projektphasen unterteilen lassen, nämlich die der Initiierung, der Planung, Ausführung, Überwachung und des Abschlusses.

Methoden für Webprojekte

Es hat sich ein großer Markt an Hilfsmöglichkeiten und Methodenkoffern entwickelt. Im Webbereich findet man oft SCRUM als Rahmen für das Projektmanagement, das sowohl dem Lean Projectmanagement als auch dem agilen Projektmanagement zuzuordnen ist und Rollen, Techniken, Artefakte und Aktivitäten unterscheidet. SCRUM zielt nicht nur auf effiziente Umsetzung ab, sondern auch auf motivierte Projektmitglieder und zufriedene Kunden.

Beliebt ist im Webumfeld auf die Methode Kanban, die stärker als SCRUM Anleihen in der Systemtheorie macht auf die Optimierung der ablaufenden Prozesse abstellt. Ausgehend von der Theory of Contrains (Engpasstheorie), sollen Störungen, Überlastungen - Engpässe im Ablauf - früher erkannt und vermieden werden. Dennoch spielt der Wert nach Kanban noch eine größere Rolle als der Fluss.

Bei Einzelkämpfern ist Projektmanagement Selbstmanagement

Doch auch für Einzelkämpfer, die in Personalunion Ideengeber, Entwickler und Designer in einer Person sind, wird es hilfreich sein, den Umfang des Vorhabens bei der Realisierung eines Webauftritts oder einer Anwendung abzuschätzen, die erforderlichen Schritte dorthin voneinander abzugrenzen und einen Realisierungsplan aufzustellen.

Dieser umfasst dann typischerweise Antworten auf Fragen wie:

• was soll die Anwendung / die Website leisten (welches Ziel hat sie)?
• für welche Nutzergruppe ist die Anwendung / die Website gedacht ?
• welches zeitliche und monetäre Budget steht zur Verfügung?
• welche Technologien werden gebraucht
• kann ein Content Management System verwendet werden?
• welche Scriptspache ist geeignet?
• werden Datenbanken gebraucht?

Viele Websites werden heute mit Content Management Systemen wie WordPress aufgesetzt.

Auch in diesem Fall ist am Anfang zu fragen, ob welche Ressourcen eigentlich nötig sind, um das gesetzte Ziel zu erreichen.

Warum scheitern Webprojekte ?

Nicht selten enden große Vorhaben nach der ersten Euphorie in einer Projektruine.

Warum scheitern solche Webprojekte? Einige Gründe lassen sich identifizieren, da diese immer wieder genannt werden:

• Es sind Hindernisse aufgetreten, die nicht überwunden werden können
• der zeitliche Aufwand wurde unterschätzt
• Aufwand und Erwartung stehen in keinem akzeptablen Zusammenhang mehr
• es fehlt technisches Know How
• es fehlen technische Ressourcen
• die Motivation stark zurückgegangen und ist nun zu gering
• das Projekt wurde auf unbestimmte Zeit aufgeschoben

Zwar lässt sich fehlendes technisches Know How zwar recht einfach beschaffen, doch für das Durchlaufen der Lernkurve muss extra Zeit eingeplant werden.

Technische Ressourcen bedingen normalerweise Investitionen.

Motivationale Faktoren

Ein sehr kritischer Punkt ist der der Motivation. Das Streben, ein gewisses Ziel zu erreichen, ist keine statische Größe und für Einzelkämpfer auch keine unendliche Ressource.

Hilfreich ist, eine Gruppe zu formieren, aus der sich motivierende Effekte beziehen lassen oder eine Selbstkontrolle zu etablieren. Das bedeutet, sich selbst realistische Ziele und Teilziele zu setzen, diese zu planen und schrittweise anzugehen.

Es gibt eine Reihe von Tools, die helfen, sich auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren. Diese Tools arbeiten oft nach der GTD-Methode (Get Things Done). Praktisch meint das, Aufgaben auf eine Liste zu schreiben, diese eventuell zu priorisieren und mit einem Fälligkeitsdatum zu versehen. Klassische To-Do-Listen setzen dieses Prinzip um.

Andere Tools setzen darauf, die Umsetzung eines Ziel oder Teilziels als Gewohnheit zu etablieren. Dabei gelte es eine Schwelle zu überwinden, unter der man eine Handlung ausführt, gleichzeitig aber glaubt, eine andere Handlung wäre sinnvoller oder besser. Vor diesem Hintergrund tauchen Begriffe wie Willensstärke oder Willensschwäche auf. Kommt man über diese Schwelle hinweg - manche verorten sie bei 30 Tagen - tritt dieser Effekt nicht mehr auf. Die Handlung ist Gewohnheit, Willensstärke wird nicht mehr benötigt.

Die Arbeit in Gruppen bzw. in Kooperation - manchmal auch gar nicht wegzudenken - wiederum kann positive oder negative Auswirkungen auf die Motivation des Einzelnen haben. Negativ kann zu Buche schlagen, dass ein soziales Schlendern oder Trittbrettfahren eintritt. Der erstgenannte Effekt beschreibt, dass Gruppenmitglieder ihre individuelle Leistung zurückfahren, allerdings eher unbewusst, weil der Beitrag des Einzelnen nicht mehr identifizierbar ist, während Trittbrettfahrer gerne die anderen die Aufgaben erledigen lassen.

Dennoch kann eine Gruppe motivieren, insbesondere dann, wenn die Teammitglieder aufeinander angewiesen sind.

Scheitern ist also durchaus möglich und sogar wahrscheinlich: Unterschiedliche Studien ergeben übereinstimmend recht hohe Misserfolgsraten. Bis zu 68 Prozent aller IT-Projekte scheitern angeblich. Die Gründe sind vielfältig. Planungsprobleme spielen eine große Rolle. Auffällig ist, dass oft zuwenig Budget für ein Projekt mit zu hohen Erwartungen gekoppelt ist. Personalmangel und zu lange Projektlaufzeiten sind weitere Gründe.

Das Auseinanderfallen von Kosten und erwartetem Nutzen erlebt man also in großen und in kleinen Webprojekten.

Eine intensive Planungs- und Konzeptionsphase kann helfen, in Projektteams tragen offene Kommunikation, der Verzicht auf politische Spielchen und künstliche Barrieren sowie klare Benennung von Zuständigkeiten und Terminen zum Erfolg bei.