E-Mail - der meistgenutzte Internetdienst

E-Mail Dienste

Um Nachrichten über das Internet transportieren zu können, gibt es mit E-Mail seit langer Zeit einen Dienst, der sich trotz aller Unkenrufe nach wie vor großer Beliebtheit erfreut. E-Mail gilt nach wie vor als der meistgenutzte Dienst im Internet.

Um Nachrichten per E-Mail zu transportieren, benötigen Sie Zugriff auf einen Mailserver, den Sie von einem Mailprovider erhalten. In der Praxis sind Webhosting-Komplettangebote bereits mit einem entsprechenden Service ausgestattet, so dass Sie Zugriff auf einen Mailserver haben. Ein Mailserver sorgt auch dafür, dass Sie ein elektronisches Postfach unterhalten können, das eingehende Mails zumindest bis zu dem Zeitpunkt des Lesens sammelt und ausgehende Mails auf Wunsch aufbewahrt.

Zu technischen Aspekten rund um den E-Mail-Dienst finden Sie auch weitere Informationen im Glossar-Beitrag Mail.

E-Mails werden über den Domainnamen und den Namen der Mailbox, die auf dem Server eingerichtet sind, der zu dieser Domain führt, geleitet. Das heißt: Ähnlich wie im World Wide Web muss ein Domainname aufgelöst werden, um die Mail korrekt zustellen zu können.

Vorteile einer E-Mail gegenüber anderen Übermittlungsmehtoden, vor allem gegenüber klassischer Briefpost, liegen in der hohen Geschwindigkeit und den niedrigen Transportkosten. Obwohl es keine definierte Obergrenze für die Größe einer E-Mail gibt, ist das E-Mailsystem für den Versand sehr großer Dateien nicht oder nur sehr bedingt geeignet: Da E-Mails normalerweise heruntergeladen werden, um eine Anzeige auf einem Bildschirm zu ermöglichen, wird auf Endgeräten unter Umständen übergebührlich viel Speicherplatz verbraucht. Zudem kennen viele Mailboxen Obergrenzen für den zugeordneten Speicherbereich. So kann eine einzige überdimensional große E-Mail den Speicherplatz komplett belegen. Aus praktischen Gründen haben viele Mailprovider auch eine Obergrenze für ausgehende E-Mails implementiert, um einen zuverlässigen Service zu ermöglichen.

Freemailer und andere Anbieter

So genannte Freemail-Anbieter stellen Ihnen ein E-Mail-Postfach kostenlos zur Verfügung, finanzieren diesen Dienst aber im Regelfall mit Werbung. So können Werbeanzeigen direkt in E-Mails automatisch eingebunden werden, meist im unteren Bereich der Mail, im sogeannnten Footer. Eine andere Möglichkeit Werbung zu platzieren finden Freemail-Provider in ihrer Webmail-Oberfläche. Mit Webmail bezeichnet man den Zugriff auf das Mailpostfach per Browser. Dort lassen sich Banner, Werbetexte oder andere Formate gut platzieren. Je nach Anbieter sind diese Werbebotschaften auch am Inhalt Ihrer E-Mails orientiert. Das heißt: Die Texte werden vom Freemail-Anbieter gescannt, das heißt automatisch gelesen, und zu gefundenen, werbeattraktiven Stichworten sucht das Werbesystem, der Adserver eine thematisch passende Werbeanzeige heraus und blendet diese ein.

goneo verzichtet sowohl in der Webmail-Umgebung als auch im E-Mail-Text auf die Einblendung von Werbung.

E-Mail im professionellem Kontext

Wir empfehlen das sehr günstige goneo-Paket E-Mail Start für private oder geschäftliche Kommunikation. Eine .de-Domain ist inklusive.

Darin enthalten ist auch eine große Anzahl an Postfächern, die Sie auch per Webmail, also mit dem Browser, abrufen und bearbeiten lassen. Für größere Organisationen wie etwa Vereine eignet sich das goneo-Paket E-Mail Plus mit bis zu 50 Mailboxen besser. Die Mailprotokolle Pop3 und IMAP werden unterstützt.

goneo ist Ihr zuverlässiger Provider für E-Mail. Das goneo-Paket E-Mail Start eignet sich für Ihre private oder geschäftliche Kommunikation, wenn Sie keine eigene Homepage betreiben oder eine andere Domain für E-Mails benutzen wollen. Eine .de-Domain ist inklusive. Sie erhalten eine große Anzahl an Postfächern, die Sie auch unterwegs mit unserem Webmail-Tool abrufen können.

E-Mail und Netiquette

Als Empfehlung für die Formulierung und Verwendung von E-Mail werden immer wieder folgende Elemente genannt:

• Bitte nachdenken: Ist die E-Mail nötig und angemessen?
• E-Mails so einfach wie möglich halten
• E-Mails so kurz wie möglich halten
• Aussagekräftige Betreffzeile verwenden
• E-Mails gut strukturieren
• Übergroße cc- und bcc-Verteiler vermeiden
• Sarkasmus und Ironie vermeiden

Gerade Sarkasmus und Andeutungen können mangels weiterer Signale leicht zu Missverständnissen führen, da eine Kennzeichnung durch Körpersprache, Intonation oder anderer Kommunikationsstilmittel wie sie im Face-to-Face-Gespräch möglich sind, in der schriftlichen Kommunikation nicht zur Verfügung steht. Manche User behelfen sind mit Smilies, die im geschäftlichen Verkehr aber als unpassend und unprofessionell gelten.

Je weniger sich Absender und Empfänger persönlich kennen, desto formeller wird die E-Mail zu gestalten sein.

Wenn man in seiner Antwort Bezug auf eine Textstelle in der Originalmail nimmt, ist es ratsam, diese - und am besten nur diese - Textstelle zu zitieren, indem man diese Textstelle einkopiert. Viele E-Mailprogramme kopieren die ganze Originalmail in die Antwort, meistens unter die Antwort. Verwirrend wird es, wenn in einer Antwortmail erst der zitierte Originaltext erscheint, dann darunter die eigentliche Antwort.

Im geschäftlichen E-Mailverkehr wird die Mail als Ersatz für den Geschäftsbrief gesehen. Daher wird auch die DIN 5800 angewendet. Es handelt sich dabei um verbindlich normierte Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung.

Darin sind für Geschäftsbriefe Regeln formuliert, die zum Teil auf E-Mails im Geschäftsverkehr übertragen worden sind. Dazu gehören:

• Betreff
• Anrede
• Abschluss, gegebenenfalls Signatur
  Im geschäftlichen Bereich sind bestimmte Angaben sogar gesetzlich vorgeschrieben, vergleichbar mit dem Impressum auf einer Website. Welche Angaben verbindlich sind, richtet sich nach den für die jeweilige Rechtsform des Unternehmens geltenden Bestimmungen. Andererseits wird nicht jede E-Mail im Unternehmenskontext automatisch als gleichwertig mit einem Geschäftsbrief eingeschätzt. Die Auffassungen hierzu sind unterschiedlich.
  
  Man kann davon ausgehen, dass folgende Elemente am Schluss einer E-Mail zumindest hilfreich sind:
  • Gruß
  • Firmenname
  • Vor- und Zunamen des Absenders
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • Faxnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Internet-Adresse

Werden Pflichtangaben, die für Unternehmen verbindlich sind, weggelassen, droht die Gefahr einer Abmahnung durch Mitbewerber. Dies kommt atürlich nur zum Tragen, wenn die Mail das Unternehmen verlässt.

Doch auch bei innerbetriebliche Mails sollten die wichtigsten Elemente, die man vielleicht als überflüssige Formalien einstufen würde, verwendet werden. Dazu gehören in jedem Fall die passende Betreffzeile, die persönliche Anrede und die Schlussformel mit Gruß. Manche Führungskräfte nutzen E-Mail-Formalia sogar als Diziplinierungsinstrument: Eine weggelassene Anrede oder ein grußloser Schluss deuten auf atmosphärische Störungen hin.

Verzichtet der Absender auf diese Elemente, wird der Empfänger die Tonalität der Mail, unabhängig vom Inhalt, als unfreundlich, rüde bis feindlich einstufen, gerade auch im innerbetrieblichen Mailverkehr, etwa in der manchmal sensiblen Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern, aber auch zwischen verschiedenen Abteilungen.

Selbst in privaten Mails wird man Betreffzeile, Anrede und Gruß erwarten. Auch hier gilt es darauf zu achten, wer in der cc-Zeile oder bcc-Zeile steht. Muss wirklich an alle geantwortet werden und muss wirklich der komplette E-Mailverlauf mit Zitaten, Zitaten in Zitaten und zitierten Zitaten in Zitaten zurückgeschickt werden?