Neue E-Mail-Adresse – wie sage ich es meinen Freunden?

Stellen Sie sich vor, Sie möchten statt einer Mailadresse, die Ihnen ein Freemail-Anbieter zur Verfügung stellt, auf eine Mailadresse mit eigener Domain wechseln.  Dann sehen Sie sich wahrscheinlich drei großen Herausforderungen gegenüber – aber keine Angst, das ist alles lösbar.

Sie sehen sich dann wahrscheinlich drei großen Herausforderungen gegenüber:

1. Alle ihre Mailkontakte sollten die neue Adresse erfahren.
2. Keine Mail soll verloren gehen oder unbeachtet bleiben.
3. In Ihr Feemail-Postfach sind viele Nachrichten eingegangen, die sie nicht verlieren wollen. Das Mailpostfach wirkt sozusagen als Archiv.

Gute Gründe für ein Postfach mit eigener Domain

Die Vorteile einer E-Mailadresse mit eigenem Domainnamen sind nicht zu ignorieren.

Digitale Identität

Bei vielen Anmeldungen soll man seine E-Mailadresse hinterlassen, die dann auch als Anmeldename (Loginname) fungiert.

Keine Fremdwerbung

Freemailer finanzieren den Dienst für gewöhnlich über Werbung. Teilweise werden die Mailtexte automatisiert gelesen, um zielgerichtet möglichst passende Werbung zu präsentieren. In anderen Fälle wird in den Mailtext, meist unter der eigentlichen Nachricht  ein Werbetext mit Link eingefügt. Mit anderen Worten: Bei einem Freemailer sind Sie Teil des Produkts, bei einem Hoster wie goneo sind Sie Kunde.

Freemailer ändern sich

Freemailer können Ihren Dienst einstellen, verändern, einzuschränken. Das ist in der Vergangenheit durchaus schon passiert. Wenn Sie eine eigene Domain registrieren, schließen Sie auch eine Übereinkunft mit der Registrierstelle ab. Für Domainnamen unter .de ist dies die Denic. Diesen Domainnamen können sie durchaus auf Lebenszeit behalten.

Domainnamen „sprechen“ und beeinflussen Leute

Ein Domainname in der Absenderadresse kann Entscheidungen beeinflussen. Im Bereich Human Resources ist dies mal genauer untersucht worden. Recruiter, also diejenigen, die eingehende Bewerbungen vorsortieren, ließen sich auch durch die Mailadresse beeinflussen bei ihrer Entscheidung, wer auf den Stapel für potentielle Kandidaten kommt und wer gleich eine Absage erhält.

Die neue Mailadresse bekannt machen

Registrieren Sie also eine eigene Domain, die Sie auch als Bestandteil der E-Mailadresse verwenden, wechseln Sie meist auch den Anbieter. Das Freemail-Postfach bleibt also auf jeden Fall erst einmal erhalten.
Wer die alte E-Mailadresse hat, kann nach wie vor Mail an Ihre alte Adresse schicken. Sie können im Freemailpostfach ja entsprechende Regeln einrichten, um alle Mails an ihre neue Adresse zu weiterzuschicken.
Wenn Sie dann diese Mail beantworten, tun Sie dies am besten vom neuen Postfach aus. Hier müssen Sie dann etwas aufpassen:
Wenn Sie in der Mailanwendung einfach nur auf „Antworten“ klicken, schicken Sie die Antwort an Ihre alte E-Mail-Adresse. Sie müssen also „Weiterleiten“ verwenden und dann die eigentliche Antwortadresse des Empfängers per Drag & Drop bzw Copy & Paste ins An:-Feld eintragen. Das ist etwas lästig, aber nur eine vorübergehende Phase.  Die Mailpartner werden ebenfalls per Klick auf den „Antwort“-Button antworten und nutzen so mehr oder weniger automatisch Ihre neue Adresse.
Wenn Sie rigoros sind, stellen Sie für das alte Postfach eine Autoantwort ein, die darauf hinweist, dass nun eine neue E-Mail-Adresse zu verwenden ist. Leute für die es wichtig ist, dass Sie eine bestimmte Nachricht bekommen, werden ihre Adressbücher ändern. Bei Verteilerlisten ist dies nicht immer der Fall, da die Verwalter manchmal keine Zeit haben, sich um einzelne Mails zu kümmern.
Es ist immer eine gute Idee, eine Mail mit Hinweis an alle Bekannte und Freunde zu schicken. Man muss aber damit rechnen, dass längst nicht jeder den Pflegeaufwand auf sich nimmt und im Adressbuch die Daten ändert.
In bestehenden Konten (Shops, Social Media, Tools etc.) sollten Sie die Mailadresse ändern.

Mit nichtmenschlichen Absendern umgehen

Wie Sie mit Newslettern und automatisch generierten Nachrichten umgehen, hängt davon ab, wie wichtig diese Ihnen sind. Viele nutzen Freemailer als eine Art „Müllpostfach“ und lassen alle Newsletter und Alerts dort hinein laufen, um sich etwa einmal pro Woche alles anzusehen. Persönliche Kommunikation bleibt dem Postfach mit der eigenen Domain vorenthalten.
Natürlich vermischt sich das sehr schnell: In Onlineshops müssen Sie für gewöhnlich eine E-Mail-Adresse angeben. Sie erhalten dann sinnvolle Kommunikation wie Rechnungen, den Stand der Bestellung oder Lieferterminmitteilungen, aber auch viel Sinnloses wie Gutscheine für auslaufende Saisonware oder Angebote, die Sie nicht interessieren. Auch Facebook & Co ballern Sie mit Alerts zu. Manchmal ist das relevant, manchmal nicht.
Vielleicht können Sie die beim Shop in den Einstellungen beziehungsweise im Kundenprofil die Präferenzen etwas steuern. Notfalls kann man ja auch eigene Filterregeln definieren, um nicht erwünschte Shopkommunikation auszusortieren.

Was tun mit alten Mails im alten Postfach

Wie gesagt, niemand zwingt Sie, das Freemailer-Postfach zu löschen oder zu kündigen. Eingegangene Mails können da bleiben, so lange der Freemailer den Dienst aufrecht erhält. Viele User wollen aber ihre Mails konsolidieren und an einem Ort lagern.

Dafür gibt es zwei Strategien:

• Exportieren und Archivieren
  Sie kopieren alle Mails aus dem alten Postfach auf die eigene Festplatte. Je nach Anwendung kann das sehr mühsam sein. Mit einer Webmail-Anwendung werden Sie es da am schwersten haben.Einfacher wird es durch die Nutzung einer installierten Mailanwendung in Windows oder MacOS (Apple Mail). Hier sind Exportfunktionen integriert. Die Exportdatei speichern Sie auf die Festplatte, idealerweise so, dass sie auch von den Backups erfasst wird.
• Transferieren
  Wenn Sie ein installiertes Mailprogramm verwenden, richten sie einfach zusätzlich zum bestehenden Freemailer-Konto ein weiteres Konto ein und verwenden dabei IMAP oder POP. Die alten Mails im alten Konto können Sie dann über die Anwendung herunterladen (POP) oder anzeigen lassen (IMAP). Mails, die man transferieren will, also in neue Konto übernehmen möchte, kann man einfach per Drag & Drop verschieben.Das empfiehlt sich aber eher für kleine Mailbestände, da die Verschiebeaktion sonst recht lange dauert.

Solche Transfers sind immer auch eine gute Gelegenheit, den Bestand an alten Mails nochmal darauf zu überprüfen, ob man diese vielen Mails wirklich noch braucht. Man neigt als Anwender dazu, Mails nicht zu löschen, man könnte sie ja nochmal brauchen. Und Sortierarbeiten sind lästig. Aber je größer der Bestand wird, desto schwerer wird es auch, eine Übersicht zu bewahren. Auch Suchläufe dauern länger und länger je größer das Mailarchiv wird. Zudem gibt es irgendwann auch eine Obergrenze durch die Speicherplatzbeschränkung.
Gerade Mails mit Bild- oder Dateianhängen werden gerne lange im Postfach aufbewahrt. Allerdings sollte man wirklich die Bilder oder Anhänge, wenn man sie behalten will, in die „eigenen Dokumente“ kopieren und die Mail dann löschen. Damit findet man dann auch ein bestimmtes Dokument besser wieder, wenn man mit der im Betriebssystem integrierten Suche danach fahndet.
Haben Sie auch Tipps zum Umgang mit Mails? Teilen Sie sie gerne mit anderen und nutzen Sie die Kommentiermöglichkeit hier im Blog.